A diferença entre EOI e RFP

Várias decisões tomadas por uma organização têm implicações em compras que podem afetar drasticamente o custo geral de uma determinada decisão. A aquisição envolve processos como o de escolher um fornecedor, definir condições de pagamento, verificação estratégica, negociação de contratos e adquirir serviços e mercadorias. Está relacionado à aquisição ou aquisição de todos os serviços e bens importantes para uma organização.

No setor privado, o processo de compras é considerado uma função de nível estratégico que auxilia na melhoria da lucratividade de um negócio. Além de agilizar os processos e diminuir o preço geral das matérias-primas, também permite que as organizações identifiquem as melhores fontes de suprimento. Em suma, é útil para garantir uma linha de fundo sem problemas.

No setor público, executivos de alto nível são responsáveis ​​por reduzir os resultados. Apenas algumas pessoas gerenciam a função de compras, o que aumenta a probabilidade de corrupção neste setor. É por isso que é necessário aumentar a produção geral de uma empresa. Por exemplo, a equipe pode ser treinada para melhorar sua eficiência e melhorar a qualidade de seus serviços, como resultado, a produção pode ser melhorada.

Com o passar do tempo, vários termos foram introduzidos em torno de consultoria de propostas, propostas e grande gerenciamento, incluindo vários acrônimos associados à aquisição. Poucas empresas conhecem esses termos, mas, sendo empreendedor ou proprietário de uma pequena empresa, se você deseja gerenciar efetivamente a disponibilidade do comprador para comprar, é importante conhecer seus propósitos. Os exemplos incluem RFI (solicitação de informações), EOI (manifestação de interesse), RFP (solicitação de proposta), RFT (solicitação de licitação) e RFQ (solicitação de cotação). Cada um desses termos serve a um propósito especial na função de compras.

EOI e RFP são os termos mais usados ​​na função de compras, e cada um deles tem um papel específico na racionalização de todo o processo. Muitas pessoas confundem esses termos enquanto executam os processos. Para ter uma idéia melhor de como eles diferem, é importante saber o que esses termos significam.

EOI (Manifestação de Interesse)

A Expressão de Interesse (EOI), também conhecida como Registro de Interesse (ROI), tem uma função semelhante à Solicitação de Informações (RFI). Ele é usado como um processo de triagem nos estágios iniciais de compras, de modo a criar uma Solicitação de concurso formal e mais específica ou RFT (uma etapa posterior na função de compras). Quando uma empresa libera um EOI, é necessário estimar a capacidade de um mercado fornecer ou coletar mais informações antes de passar para a RFT. É improvável que uma empresa que efetue uma compra nomeie um contratado via EOI. Para que isso aconteça, um processo precisa progredir até atingir a RFT.

O EOI é um tipo de licitação aberta que permite a qualquer empresa avançar. Isso gera uma concorrência acirrada e oferece o benefício de permitir que novos e potenciais fornecedores garantam seu trabalho. No entanto, nos contratos de construção, é amplamente criticado por atrair fornecedores que não são adequados para o contrato, o que resulta em perda de tempo, dinheiro e esforço..

O anúncio que solicita um EOI deve incluir uma descrição do organismo contratante, descrição do contrato (como orçamento e escala), tipo de contrato, rota de compra, termos e condições, endereço e prazo de envio e outros detalhes (incluindo informações de contato , descrição da organização, capacidade técnica e experiência relacionada, disponibilidade do pessoal e sua experiência, etc.)

RFP (solicitação de proposta)

Por outro lado, a RFP, também conhecida como Solicitação de Oferta (RFO), é um documento que pode ser facilmente modificado. É usado principalmente quando um comprador está procurando uma resposta baseada em solução para atender aos seus requisitos e nos casos em que outros fatores (excluindo o preço) são fundamentais para a avaliação de cada oferta. Também é usado em situações em que não há soluções ou especificações claras, e o departamento de compras está procurando uma série de inovações e opções. Esses instrumentos são mais flexíveis que o RFT (que normalmente possui soluções ou especificações bem definidas). A RFP é usada principalmente nos serviços profissionais, onde uma solução não pode ser definida facilmente.

Uma RFP contém informações básicas sobre a organização e sua linha de negócios. A solicitação consiste em especificações que explicam as soluções que a organização está buscando. Além disso, inclui também os critérios de avaliação de como as propostas são classificadas, uma declaração de trabalho que descreve as tarefas a serem executadas por um licitante que ganha o contrato e o prazo para concluir o projeto..

Uma RFP geralmente é criada devido à natureza complexa de um projeto. As empresas podem se beneficiar de vários concorrentes ao procurar uma solução bem integrada de vários fornecedores. Por exemplo, se uma empresa planeja mudar seus negócios de um ambiente em papel para um ambiente em computador, pode solicitar uma proposta de software e hardware, além do treinamento necessário para instalar e integrar novos sistemas aos negócios.

No setor público, as entidades podem emitir uma solicitação de proposta para criar uma competição aberta, a fim de reduzir o custo de uma solução. No entanto, deve-se notar que a RFP mais próxima das especificações pode não ser necessariamente a que tem o menor preço. Ao aceitar uma proposta, as empresas devem realizar uma análise de custo-benefício para garantir que o custo não ultrapasse os benefícios.

Diferenças

A seguir, estão algumas das diferenças entre EOI e RFP:

• Diferentes níveis de compras

O EOI geralmente é executado no nível inicial de compras. Ele pode ser liberado nos casos em que o comprador está diminuindo a participação do setor, a fim de definir os requisitos que acabariam entrando no mercado em estágios posteriores. Como já discutido, a RFP é normalmente o próximo passo; em que o comprador procura abordagens baseadas em soluções para a entrega de produtos ou serviços.

• Etapas de EOI e RFP

EOI geralmente tem vários estágios. É usado para pré-selecionar vendedores ou fornecedores em potencial antes de buscar ofertas abrangentes dos proponentes pré-selecionados. Pelo contrário, a RFP pode ter um único estágio ou vários estágios.

• Quando o EOI e a RFP são usados?

O EOI é usado nos casos em que as informações solicitadas (dos proponentes) são específicas, mas não há garantia de que um fornecedor possa fornecer serviços e bens conforme os requisitos. Além disso, nos casos de EOI, os compradores não têm informações suficientes para compor uma solicitação detalhada. Por outro lado, uma RFP é usada nos casos em que o requisito é definido corretamente, mas a empresa procura uma solução flexível ou inovadora. Em outras palavras, um comprador procura envios orientados à solução para atender aos requisitos.

É muito importante estar ciente dos diferentes níveis dos processos de compras para tomar decisões eficazes através do fluxo sistemático de informações. O entendimento claro desses termos e por que eles são usados ​​no processo permite que uma empresa simplifique seus processos e obtenha uma visão mais profunda de toda a função de compras.