Diferença entre estrutura de divisão de trabalho (EAP) e estrutura de divisão de recursos (RBS)

A estrutura de detalhamento do trabalho é uma entrega importante para qualquer projeto. Por meio da WBS, o gerente de projeto está em uma boa posição para categorizar o trabalho que a equipe precisa realizar em pequenas seções que podem ser gerenciadas facilmente, enquanto o RBS é considerado uma parte importante da eficiência quando se trata de gerenciamento de projetos. Por meio do RBS, o gerente de projeto pode compilar uma lista de recursos necessários para realizar uma determinada tarefa em ordem hierárquica.

O que diferencia o RBS do WBS

A EAP é uma representação visual de todo o escopo do trabalho a ser realizado, dividido em segmentos menores que cada membro da equipe do projeto é capaz de entender. Isso ocorre porque, com cada um dos níveis de conclusão, há definições e detalhes relevantes para essa fase. Pelo contrário, o RBS pode ser dividido em recursos geográficos ou organizacionais. Algumas das outras ferramentas necessárias para o RBS adequado e eficiente incluem estimativa de recursos, um calendário de recursos e listas de atividades.

A razão por trás disso é que, ao gerenciar qualquer projeto, você terá que trabalhar com diferentes componentes e recursos do projeto para concluir o projeto. Um bom exemplo são os membros da sua equipe de projeto.

Você deve garantir que eles sejam produtivos e estrategicamente equilibrados ao longo da vida do projeto que você está realizando.

Agora, se você planeja criar uma WBS eficiente, a seguir estão algumas das diretrizes importantes que ajudarão você a entender isso:

• O projeto / entrega final está sempre no nível superior
• Você nem sempre precisa definir todos os elementos no mesmo nível
• Os grupos de trabalho não devem demorar mais de 10 dias
• Cada grupo de trabalho deve ser independente
• Não deve haver duplicação nos grupos de trabalho em toda a estrutura

A seguir, é apresentada uma representação simples de um segmento de uma EAP para a construção de uma casa:

Construindo uma casa

                                              Fundação                     Interior exterior

Conclusão                         24% 45% 30%

Despesas                               $ 50.000 $ 86.000 $ 72.000

Mostra diferentes partes do projeto a serem executadas e fornece mais informações sobre o orçamento necessário para elas e o nível de conclusão.

Uma EAP, portanto, é um mapa / esboço de um projeto específico. O projeto principal é a principal entrega em uma EAP e, a partir daí, é dividida em subcategorias menores, cada uma com detalhes específicos de como serão entregues.

Por outro lado, falando sobre o RBS, você deve saber que ele funciona usando algumas das ferramentas importantes. Os gerentes de projeto são instruídos a empregar ou executar um RBS eficiente usando essas ferramentas. Estes são os seguintes:

• Lista de atividades

Esta é uma lista de todas as atividades que são essenciais para a conclusão do projeto. O gerente de projeto não precisa apenas de uma lista, ele também precisa obter o máximo de informações possível sobre essas listas. Essas informações também incluirão os recursos que as atividades listadas consomem..

• Estimativa de recursos

Para que cada atividade seja realizada de maneira produtiva, eficiente e, mais importante, com boa relação custo-benefício, o gerente de projeto deve estimar o volume, o tipo e a variedade de recursos necessários.

Se essas estimativas forem distorcidas, pode ser impossível alcançar os objetivos do projeto ou, como um todo, o projeto poderá falhar.

• Calendário de recursos

Um calendário de recursos é sobre a disponibilidade de recursos ao longo do tempo. O gerente do projeto precisará de uma lista de todos os recursos necessários para concluir o projeto.

Esses recursos também devem ser listados com base em sua disponibilidade a longo prazo. Essas informações são importantes para o gerente de projetos verificar se os recursos necessários estarão disponíveis durante um período específico, para que o projeto não pare.

No momento, o RBS está se tornando cada vez mais importante, com o software de gerenciamento de projetos incorporando-o à sua estrutura. Se você estiver usando qualquer programa de gerenciamento de projetos, poderá efetuar login e verificar a disponibilidade dos recursos necessários e, mais importante, como eles são classificados.

Isso geralmente ajuda a organização no sentido de que os gerentes de projeto podem visualizar muitos detalhes de um banco de dados simples, sobre todos os recursos que estão sendo usados..

Importância de uma EAP vs foco da RBS

Existem vários benefícios importantes que o gerente de projeto e a equipe do projeto podem obter de uma EAP, além de organizar e definir o trabalho necessário para concluir o projeto. Por meio da EAP, é mais fácil alocar um orçamento dos níveis mais altos da estrutura. Feito isso, os orçamentos de cada departamento podem ser estruturados com base na análise detalhada na EAP.

As estimativas de custo e tempo são geralmente fornecidas para cada seção da EAP. Ao fazer isso, é mais fácil elaborar um cronograma e um orçamento apropriado para todo o projeto.

Por meio de uma EAP, também é mais fácil acompanhar o desempenho de setores de projetos individuais. O gerente de projeto está em uma boa posição para informar o custo de desempenho do projeto, identificar áreas problemáticas e, mais importante, os principais problemas na organização do projeto. Por outro lado, no RBS, a ênfase em uma lista hierárquica de recursos é fundamental. Você precisa listar todos os recursos, sejam eles significativos ou até mesmo para você, eles parecem redundantes. Cada um dos níveis do projeto precisará de um certo número de recursos. Estes devem ser listados de acordo com sua importância para a conclusão de cada nível e, finalmente, para a conclusão de todo o projeto..

Os recursos listados são subdivididos em categorias menores do tipo de recurso que são, para ajudar o gerente de projeto na classificação. A classificação continuará na verdade em diferentes subgrupos até que cada um dos tipos de recursos seja agrupado em entidades únicas que sejam mais fáceis de identificar e gerenciar.

Benefícios da WBS versus RBS

Um dos benefícios de uma WBS é que ela ajuda o gerente de projeto a determinar quaisquer riscos potenciais que um projeto possa ter. Caso exista um ramo do projeto que não tenha sido claramente definido, ele se torna uma área de risco que precisa ser abordada. Esses riscos devem ser rastreados adequadamente e uma revisão cuidadosa é fornecida à medida que o projeto prossegue..

Caso o projeto pareça estar atrasado, é mais fácil para o gerente do projeto consultar a WBS e identificar as áreas que estão enfrentando dificuldades e tomar a decisão apropriada para mudar as coisas. Por outro lado, o benefício imediato do RBS, especialmente a divisão de recursos em subgrupos, é facilitar o trabalho dos centros de gerenciamento. A supervisão se torna muito mais fácil e muito tempo é economizado no processo.

Os supervisores podem rastrear cada grupo de recursos à medida que prosseguem com o projeto. É mais fácil agilizar certos níveis do projeto sem depender de outros, tendo distribuído os recursos certos para sua conclusão. Portanto, alguns projetos podem ser facilmente concluídos antes do prazo estabelecido, especialmente se a conclusão de diferentes níveis do projeto não for co-dependente.

Com um bom plano de RBS em vigor, a gerência também está em uma boa posição para obter uma boa imagem do número total de recursos disponíveis para cada uma das equipes participantes. Além de entender os recursos disponíveis, eles também são capazes de gerenciar como os recursos serão utilizados.

Comparando as informações acima, é aconselhável atribuir cores aos diferentes subprodutos em uma EAP. Isso é importante para obter um mapa de calor do andamento de todo o projeto. Também facilitará a atenção do gerenciamento nas áreas do projeto que estão completas e nas que estão frouxas.

A EAP, quando tratada adequadamente, é uma boa maneira de aumentar a produtividade das equipes que trabalham no projeto e ver o projeto concluído no prazo. O gerente de projeto é capaz de identificar as habilidades necessárias para habilitá-lo a concluir o projeto em tempo hábil, mas quando se trata do RBS, precisamos entender os tipos dele. O tipo convencional de RBS é um RBS organizacional. Os sistemas organizacionais hierárquicos já estabelecidos geralmente ajudam a criar esse RBS. Os recursos em um RBS organizacional geralmente são distribuídos com base nas necessidades de cada departamento organizacional e grupo de trabalho. Essas são categorias que foram realmente definidas e definidas pela organização.

O RBS geográfico é, na maioria dos casos, não convencional. A principal preocupação de um RBS geográfico é a distribuição e / ou localização dos recursos em questão e como eles são alocados em diferentes locais, dependendo das necessidades da organização..

Sumário

Em conclusão, tanto a WBS quanto a RBS são essenciais para a conclusão bem-sucedida de um projeto e para a eficiência das equipes de projeto relevantes. A seguir, são apresentados os principais pontos que definem uma das estruturas.

TrabalhoDemolirEstrutura	Estrutura de divisão de recursos
o Agrupa o trabalho em categorias	o Agrupa recursos em categorias
o Ajuda na supervisão do progresso do projeto	o Ajuda na supervisão do uso de recursos
o Os grupos de projetos devem ser independentes	o Grupos de recursos podem depender um do outro
o Ênfase no cronograma do projeto	o Ênfase na alocação de recursos